Om du har turen att ha en låda med gamla familjebrev, sitter du på en guldgruva. Brevskrivning har dött ut sedan uppfinningen av telefon, e-post, sms, Twitter och Facebook, för att nämna några. De gamla breven i din släktregistersamling bör bevaras för kommande generationer. Oavsett om du har 100 brev eller bara ett, är de viktiga för din familjehistoria och lägger till din familjehistoria.
Familjebrev är en unik samling. Om de inkluderar krigsbrev, kan dessa ha inte bara personligt värde, utan historiskt värde – särskilt om din förfader skrev detaljer om kriget i sina brev. Kärleksbrev är en stor resurs för släktuppgifter eftersom de kan hjälpa dig att lära dig hur dina förfäder träffades och blev förälskade.
Denna information är ovärderlig och bör bevaras.
Låt oss bli organiserade
Först och främst: var organiserad. Många släktforskare har högar med brev, skokartonger fulla av brev eller buntar med brev som hålls tillsammans med ett gummiband eller band. Att organisera högarna hjälper dig att hantera dina släktregister och under den här processen hittar du förmodligen information som du inte hade känt förut.
- Det enklaste sättet att börja organisera dina brev är att ordna dem i kronologisk ordning. Använd datumet på brevet eller datumet på kuvertets poststämpel – hur du än gör, var konsekvent.
- Har du brev från flera familjemedlemmar? Organisera dem först efter efternamn och sedan kronologisk ordning för varje efternamn. Detta gör att du kan hitta brev från en viss person snabbt och effektivt.
- Om du har grupper av brev för olika händelser från dina förfäder, kan du kanske organisera dem efter händelse. Sätt till exempel alla andra världskrigets brev, alla skolbrev, osv. När du har grupperat dem, ordna efter datum.
- Den viktigaste delen av att organisera brev är att hitta ett system som fungerar för dig. Var sedan konsekvent i dina metoder under hela processen.
Vik ut och platta till
När du bestämmer dig för en organisationsmetod är det dags att göra ett bevarandearbete. Society of American Archivist Ordlista definierar bevarande som ”vidta åtgärder för att förhindra försämring eller förlust.”
Som arkivar är den första frågan om gamla släktbrev som släktforskare ställer mig: ”Lämnar jag brevet i kuvertet eller ska jag ta ut det?” Mitt svar är alltid: Ta ut breven ur kuverten. Att lämna brev veckat och i kuvertet kommer att göra större skador när tiden går, eftersom varje gång någon tar ut dem och vecklar ut och sedan viker dem igen, försvagas de och det ökar risken för revor eller rippor. Du vill inte att dina brev ska skadas. Här är några steg du kan ta hemma för att säkerställa att dina gamla familjebrev håller sig i gott skick.
- Ta varje brev ur kuvertet och veckla ut det så att det är platt. FÖRSIKTIGHET: Förvara varje brev med kuvertet och se till att inte blanda ihop brev och kuvert. Jag föreslår att när du tar bort och plattar ut varje brev ska du använda ett plastgem för att hålla brevet i kuvertet. Använd INTE metallpapper eller metall av något slag (t.ex. häftklamrar) på dina dokument! Metallklämmor och häftklamrar kommer att skada dina dokument genom att rosta och hålla fast vid dina dokument, vilket kan orsaka fläckar och skåror när du försöker bända klippen från papperet.
- Om dina brev har vikts och funnits i sina kuvert under en lång tid, kan de inte bli platta automatiskt. I detta fall måste du försiktigt hjälpa dem att plattas ut. Lägg brevet på en ren, torr yta utom solljus, där de kan lämnas orörda under en tid. Se till att lägga kuvertet med brevet så att de inte blir separerade, även om kuvertet inte behöver plattas ut.
Kapsla in
Nu när du har plattat ut dina brev är du redo att kapsla in dem. Termen kapslar betyder ”att omsluta något eller helt täcka något.” Syftet med att kapsla dina brev och kuvert är att helt skydda dem från skador när de hanteras. Helst bör du inte hantera dina brev mycket, men om du kapslar in dem kan du också hålla damm och smuts ifrån dem.
- Köp arkivdokumenthylsor som är syrefria, ligninfria och har passerat P.A.T. (Fotografisk aktivitetstest). Materialet som används i dessa ärmar kan vara mylar, polyester eller polypropen. Ärmarna finns i alla storlekar för att passa olika stationära brev. Var noga med att få den storlek som passar dina bokstäver ordentligt och lämnar ungefär en kvarts tum utrymme runt omkring. Du vill inte fylla på bokstäver i ärmarna eller ha för mycket utrymme i ärmarna så att bokstäverna kan glida runt. Hoppa inte på detta steg; Om du inte använder rätt ärmar kan det skada dina dokument.
- Se till att du placerar kuvertet med brevet i ärmen. Om ditt kuvert fortfarande har klaffen intakt, se till att den är nedfälld så att den inte rör vid brevet: Limremsan som fortfarande finns på kuvertklaffen kan innehålla kemikalier som kan skada ditt brev vid kontakt.
- När du har placerat ditt brev och kuvert tillsammans i hylsan ser du att hylsan omedelbart stängs runt dokumentet via statisk elektricitet. Detta håller ärmen stängd för att skydda dina brev och förhindrar att de faller ut.
När breven är inkapslade placerar du dem i arkivmappar och sedan i arkiveringsskåp, eller förvarar dem i pärmar.
